Ewidencja opakowań
- jak prowadzić ją poprawnie?
Poprawne rozliczenie opakowań jest jednym z największych wyzwań dla większości firm, szczególnie tych o rozbudowanej ofercie produktów. Proste na pierwszy rzut oka zadanie może być źródłem trudności. Te zaś mogą być przyczyną błędów, które przedsiębiorców mogą słono kosztować. Na jakie aspekty należy zwrócić uwagę prowadząc ewidencję opakowań, a na co warto być czujnym podczas składania deklaracji do organizacji odzysku opakowań?
Kto jest wprowadzającym produkty w opakowaniach?
- wprowadzającego do obrotu produkty w opakowaniach pod własnym oznaczeniem, rozumianym jako znak towarowy, o którym mowa w art. 120 Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1170), lub pod własnym imieniem i nazwiskiem lub nazwą, których wytworzenie zlecił innemu przedsiębiorcy,
- pakującego produkty wytworzone przez innego przedsiębiorcę i wprowadzającego je do obrotu,
- prowadzącego:
- jednostkę lub jednostki handlu detalicznego o powierzchni sprzedaży powyżej 500 m2, sprzedającego produkty pakowane w tych jednostkach,
- więcej niż jedną jednostkę handlu detalicznego o łącznej powierzchni sprzedaży powyżej 5000 m2, sprzedającego produkty pakowane w tych jednostkach.
Mówiąc o wprowadzającym produkty w opakowaniach, należy również przybliżyć definicję wprowadzenia do obrotu.
Art. 8 pkt 24 UGO pod pojęciem „wprowadzenie do obrotu” rozumie odpłatne albo nieodpłatne udostępnienie opakowań lub produktów w opakowaniach po raz pierwszy na terytorium kraju w celu używania lub dystrybucji; za wprowadzenie do obrotu uważa się m.in. dokonywane na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej:
- import produktów w opakowaniach,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie produktów w opakowaniach.
Błędy w ewidencji opakowań
Wśród najczęstszych błędów, które popełniają firmy zobowiązane do rozliczenia się z wprowadzanych opakowań, spotyka się:
- brak ewidencji opakowań,
- błędna klasyfikacja opakowań,
- nieuwzględnianie niektórych rodzajów opakowań (np. transportowych),
- błędy liczbowe,
- nieuwzględnianie niektórych opakowań (np. z importu),
- nieuwzględnianie opakowań, które zostały wyprodukowane na zlecenie,
- uwzględnianie opakowań, które nie zostały wprowadzone do obrotu,
- uwzględnianie opakowań, które zostały eksportowane w tym samym roku kalendarzowym.
Brak ewidencji opakowań
Art. 22 UGO determinuje obowiązek prowadzenia ewidencji opakowań. Zgodnie z jego brzmieniem wprowadzający produkty w opakowaniach jest obowiązany prowadzić ewidencję w postaci papierowej albo elektronicznej, obejmującą informacje o masie opakowań, w których wprowadził do obrotu produkty w danym roku kalendarzowym. To właśnie na podstawie ewidencji ustala się masę wprowadzonych do obrotu opakowań. Co ważne, dane dotyczące ewidencji należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego informacje dotyczą. W praktyce oznacza to, że w roku 2024 należy dysponować danymi dotyczącymi ewidencji, czyli dokumentami, na których podstawie były sporządzane zestawienia, za rok 2018 włącznie.
Obowiązujące przepisy nie określają sposobu prowadzenia ewidencji, ponieważ firmy mają różne profile i rodzaje działalności. Jednak można wyodrębnić kilka punktów, które powinny się znaleźć w dokumentacji. To przede wszystkim:
- dane firmy, dla której jest prowadzona ewidencja (m.in. nazwa, adres, NIP, numer BDO),
- rodzaj ewidencji (np. import opakowań z produktem, produkcja),
- okres, który obejmuje ewidencja,
- masa wprowadzonych opakowań (najlepiej w kilogramach lub tonach),
- rodzaj opakowań z uwzględnieniem materiałów, z których zostały wykonane:
- papier i tektura,
- tworzywa sztuczne,
- szkło,
- drewno,
- stal,
- aluminium,
- pozostałe (np. materiały naturalne, juta, bawełna),
- wielomateriałowe, - charakter opakowań:
- jednorazowego użytku,
- wielokrotnego użytku, - wartość netto wprowadzonych opakowań (dotyczy firm, które nie mają umowy z organizacją odzysku).
Oczywiście ewidencja nie musi ograniczać się tylko do opakowań. Może zostać rozszerzona o dodatkowe informacje, które pomogą firmie w identyfikacji produktów lub rozliczeniu się z wprowadzanego sprzętu elektrycznego lub elektronicznego.
WSKAZÓWKA 1
Prowadź ewidencję „szytą na miarę” swojej firmy. Pamiętaj jednak, aby ewidencja była przejrzysta i pozwalała na szybki dostęp do konkretnych danych.
Błędna klasyfikacja opakowań
Opakowaniem, zgodnie z art. 3 UGO, jest wyrób, w tym wyrób bezzwrotny, wykonany z jakiegokolwiek materiału, przeznaczony do przechowywania, ochrony, przewozu, dostarczania lub prezentacji różnych produktów – od surowców do towarów przetworzonych.
Za opakowanie uważa się wyrób spełniający funkcje opakowania, bez uszczerbku dla innych funkcji, jakie opakowanie może spełniać, z wyłączeniem wyrobu, którego wszystkie elementy są przeznaczone do wspólnego użycia, spożycia lub usunięcia, stanowiącego integralną część produktu oraz niezbędnego do przechowywania, utrzymywania lub zabezpieczania produktu w całym cyklu i okresie jego funkcjonowania.
Opakowaniem jest również:
- wyrób spełniający funkcje opakowania, wytworzony i napełniany w punkcie sprzedaży,
- wyrób jednorazowego użytku – sprzedany, wypełniony, wytworzony lub przeznaczony do wypełniania w punkcie sprzedaży,
- część składowa opakowania oraz złączony z opakowaniem element pomocniczy.
UWAGA: Z definicji opakowaniem nie są elementy stanowiące integralną część produktu, które są przeznaczone do wspólnego użycia lub usunięcia.
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 22 października 2013 r. w sprawie przykładowego wykazu wyrobów, które uznaje się albo nie uznaje się za opakowanie (Dz. U. z 2013 r. poz. 1274), może pomóc w ocenie, czy wprowadzane opakowanie podlega przepisom UGO.
Z praktyki wiemy, że częstym błędem jest pomijanie niektórych rodzajów opakowań, np. taśmy klejącej, zszywek, wypełniaczy, etykiet, sznurków, gilz.
WSKAZÓWKA 2
Przeprowadź w swojej firmie inwentaryzację wprowadzanych opakowań pod kątem materiałów, z jakich powstały. Monitoruj zmiany w proponowanym asortymencie produktów oraz sprawdzaj, czy Twoi dostawcy nie zmienili opakowań. Pamiętaj o ewentualnym rozszerzeniu umowy na nowy asortyment z Organizacji Odzysku Opakowań.
Nieuwzględnianie niektórych rodzajów opakowań (np. transportowych)
Mówiąc o rodzajach opakowań, nie sposób nie wspomnieć o funkcjach, jakie pełnią.
Zgodnie z art. 4 UGO możemy wyróżnić trzy kategorie opakowań:
![]() |
opakowania jednostkowe ( służące do przekazywania Klientowi towaru w miejscu zakupu ) |
![]() |
opakowania zbiorcze ( zawierające wielokrotność opakowań jednostkowych produktów, niezależnie od tego, czy są one przekazywane użytkownikowi, czy też służą zaopatrywaniu punktów sprzedaży i które można zdjąć z produktu bez naruszania cech produktu) |
![]() |
opakowania transportowe ( służące do transportu produktów w opakowaniach jednostkowych lub zbiorczych w celu zapobiegania uszkodzeniom produktów, z wyłączeniem kontenerów do transportu drogowego, kolejowego, wodnego lub lotniczego) |
Prowadząc ewidencję opakowań, należy pamiętać o uwzględnieniu każdej z przywołanych powyżej kategorii opakowań.
Przykładami opakowań jednostkowych mogą być: słoik, butelka, flakon perfum, karton mleka, tubka kremu.
Opakowaniami zbiorczymi będą: zgrzewka butelek, karton tekturowy zawierający 12 kartonów mleka.
Opakowaniami transportowymi są np.: palety plastikowe i drewniane, drewniane skrzynie.
Przykładem, który dobrze to obrazuje, są np. pieczarki w markecie. Zapakowane są one w plastikowe tacki z folią i etykietą (opakowania jednostkowe). Tacki te są ułożone w pudłach pełniących funkcję opakowania zbiorczego. Pudła z kolei są transportowane na paletach (opakowaniach transportowych).
WSKAZÓWKA 3
Przeprowadź w swojej firmie inwentaryzację wprowadzanych opakowań pod kątem funkcji, jakie pełnią. Pamiętaj o ewentualnym rozszerzeniu umowy na nowy asortyment z Organizacji Odzysku Opakowań.
Błędy liczbowe
Każdy rodzaj ewidencji - czy to prowadzony papierowo czy elektronicznie (np. w Excelu lub za pomocą zewnętrznego systemu) - narażony jest na tzw. błędy grube. Mogą to być:
- błędy liczbowe w masie opakowań,
- błędy w zakresie czasowym,
- błędy w jednostce masy,
- błędy w formule.
WSKAZÓWKA 4
Weryfikuj cyklicznie dane wprowadzane do ewidencji. Jak to robić? Możesz ważyć losowe opakowania, tak aby potwierdzić poprawność wprowadzanych mas. Jeżeli dane się nie zgadzają, podejmij kroki celem skorygowania ich, np. poproś dostawców o aktualizację danych, sprawdź masę opakowania samodzielnie, rozważ wprowadzenie w firmie zewnętrznego oprogramowania pozwalającego zarządzać dostawami lub rozszerz istniejący system o możliwość ewidencjonowania opakowań. Pamiętaj, aby udokumentować weryfikację danych. Poproś swojego współpracownika o sprawdzenie wprowadzanych przez ciebie danych czy poprawności dokonanych korekt – „świeże spojrzenie” pozwoli wyłapać literówki lub błędy grube. Monitoruj zmiany dostawców opakowań i produktów w opakowaniach. Pamiętaj, że ewidencja powinna być prowadzona dla każdego roku kalendarzowego osobno.
Nieuwzględnianie niektórych opakowań (np. z importu)
Według definicji „wprowadzania do obrotu” w ewidencji należy uwzględnić również opakowania, w których zapakowany był produkt, a które zostały importowane lub pochodzą z wewnątrzwspólnotowej dostawy. Przy tworzeniu ewidencji importowanych opakowań istotna jest data wprowadzenia do obrotu. Zgodnie z art. 9 ust. 1 UGO wprowadzenie do obrotu opakowań lub produktów w opakowaniach następuje w dniu:
1) ich wydania z magazynu albo przekazania osobie trzeciej w przypadku opakowań i produktów w opakowaniach wytworzonych na terytorium kraju,
2) ich przywozu na terytorium kraju,
3) wystawienia faktury potwierdzającej odpowiednio wewnątrzwspólnotowe nabycie opakowań albo wewnątrzwspólnotowe nabycie produktów w opakowaniach.
Jeżeli wprowadzenie do obrotu opakowań lub produktów w opakowaniach nastąpiło w dwóch różnych terminach, za dzień wprowadzenia do obrotu opakowań lub produktów w opakowaniach uważa się wcześniejszy pośród tych dwóch terminów.
Ciężar udowodnienia, że wprowadzenie do obrotu opakowań lub produktów w opakowaniach nie nastąpiło albo nastąpiło w innym dniu niż określony powyżej, spoczywa na wprowadzającym je do obrotu przedsiębiorcy.
WSKAZÓWKA 5
Przeprowadź w swojej firmie inwentaryzację wprowadzanych opakowań pod kątem importu. Pamiętaj o ewentualnym rozszerzeniu umowy na nowy asortyment z Organizacji Odzysku Opakowań.
Nieuwzględnianie opakowań, które zostały wyprodukowane na zlecenie
Wprowadzającym produkty w opakowaniach jest również firma wprowadzająca do obrotu produkty w opakowaniach wyprodukowanych przez inne przedsiębiorstwo, ale sygnowanych własnym oznaczeniem rozumianym jako znak towarowy, o którym mowa w art. 120 Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1170), lub własnym imieniem i nazwiskiem lub nazwą, których wytworzenie zlecił innemu przedsiębiorcy.
Przykład: jeżeli na opakowaniu, które wyprodukowała dla ciebie inna firma, zostało umieszczone logo twojej firmy, musisz uwzględnić je w swojej ewidencji opakowań.
WSKAZÓWKA 6
Jeżeli zlecasz produkcję opakowań, na których będzie widoczny znak twojej marki, pamiętaj o uwzględnieniu ich w deklaracji do Organizacji Odzysku Opakowań. Jeżeli to konieczne, rozszerz z nią umowę.
Uwzględnianie opakowań, które nie zostały wprowadzone do obrotu
Jak wskazano w punkcie dotyczącym importu, zgodnie z art. 9 UGO wprowadzenie do obrotu opakowań lub produktów w opakowaniach wytworzonych na terytorium kraju następuje w dniu ich wydania z magazynu lub przekazania osobie trzeciej. Produkty w opakowaniach zakupione na terenie kraju od innego kontrahenta, opakowania zakupione w Polsce na użytek własny firmy (np. transport wewnątrz firmy) oraz „opakowania w opakowaniach” (np. opakowanie w postaci tuby, na którą nawinięta jest folia stretch) nie podlegają rozliczeniu.
WSKAZÓWKA 7
Przeprowadź w swojej firmie inwentaryzację wprowadzanych opakowań. Pamiętaj o nieuwzględnianiu ich na deklaracji do Organizacji Odzysku Opakowań.
Uwzględnianie opakowań, które zostały eksportowane w tym samym roku kalendarzowym
Zgodnie z art. 6 ust. 1 i 2 UGO obowiązki rozliczenia wprowadzanych opakowań nie dotyczą przedsiębiorców, którzy w danym roku kalendarzowym wprowadzili produkty do obrotu, a następnie w tym samym roku kalendarzowym dokonali eksportu lub wewnątrzwspólnotowej dostawy tych opakowań bez produktów lub wraz z produktami.
Eksport lub wewnątrzwspólnotowa dostawa, o których mowa powyżej, mogą być również dokonane przez przedsiębiorcę innego niż wprowadzający te opakowania lub produkty w opakowaniach na podstawie dokumentów potwierdzających ten eksport lub wewnątrzwspólnotową dostawę opakowań bez produktów lub wraz z produktami.
WSKAZÓWKA 8
Przeprowadź w swojej firmie inwentaryzację wprowadzanych i wyeksportowanych opakowań. Pamiętaj, że zasada dotyczy tych samych partii opakowań. Nie uwzględniaj ich na deklaracji do Organizacji Odzysku Opakowań.
Konsekwencje błędów i sankcje
Pamiętaj, że ewidencja powinna być adekwatna do rodzaju prowadzonej działalności. Jeżeli będzie prowadzona chaotycznie i nierzetelnie, istnieje ryzyko jej podważenia przez podmiot kontrolujący.
Niedoszacowanie masy wprowadzonych opakowań lub pominięcie jakiegoś rodzaju opakowań może skutkować koniecznością uiszczenia opłaty produktowej.
Z drugiej strony przeszacowanie masy wprowadzonych opakowań będzie wiązało się z wyższymi kosztami dla firmy – czy to przy rozliczeniu z Organizacją Odzysku Opakowań, czy też przy rozliczeniu samodzielnym.
W świetle prawa, zgodnie z art. 56 ust. 1 pkt 5 oraz pkt 8 UGO, podmiot, który:
- nie przekazuje organizacji odzysku opakowań, z którą zawarł umowę, wszelkich niezbędnych danych pozwalających na realizację przejętych przez nią obowiązków, w tym informacji o wszystkich wprowadzonych w danym roku kalendarzowym do obrotu produktach w opakowaniach oraz o wszystkich wprowadzonych do obrotu produktach w opakowaniach, stanowiących podstawę do obliczenia poziomu odzysku i recyklingu zgodnie z art. 20 ust. 2 lub 3 UGO,
- nie prowadzi ewidencji obejmującej informacje o masie opakowań, w których wprowadził do obrotu produkty w danym roku kalendarzowym,
podlega karze pieniężnej w wysokości od 10 000 zł do 500 000 zł.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pomoże Ci prowadzić rzetelną i odpowiednią dla firmy ewidencję opakowań. Jak wspomniano, nie ma jednego złotego przepisu, który determinowałby jej prowadzenie. Niemniej takie działania jak weryfikacja dotychczasowych danych dotyczących opakowań oraz monitorowanie zmian w firmie pomogą prowadzić ewidencję na miarę potrzeb twojej firmy.
Stan prawny na dzień 15.10.2024 r.